Kansalaisten viranomaisasioinnissa siirrytään paperikirjeiden sijaan käyttämään ensisijaisesti sähköistä postilaatikkoa vuodesta 2018 alkaen. Käytännössä tämä tarkoittanee, että kansalaisten on avattava itselleen oma viranomaisasioinnin digipostilaatikko ja seurattava sinne tulleita viranomaisviestejä ja asiakirjoja samalla tavalla kuin perinteistä postia.

Hallitus linjasi asiaa koskevan lainvalmistelun käynnistämisestä strategiaistunnossaan maanantaina 26. syyskuuta. Tavoitteena on, että käyttövelvoite tulee voimaan vuonna 2018. Sähköiseen postilaatikkoon siirtyminen on osa hallituksen digitalisoidaan julkiset palvelut -kärkihanketta, jonka tavoitteena on käyttäjälähtöiset ja ensisijaisesti digitaaliset palvelut. 

– Siirtyminen sähköiseen postilaatikkoon tuo julkiselle hallinnolle merkittäviä säästöjä. Esimerkiksi Kela ja Verohallinto käyttävät paperipostiin yhteensä lähes 25 miljoonaa euroa vuosittain, sanoo kunta- ja uudistusministeri Anu Vehviläinen.  

Sähköinen postilaatikko tarkoittaa käytännössä kansallisen palveluarkkitehtuurin KaPA-ohjelmassa rakennettavaa viestinvälityspalvelua. Heinäkuussa 2016 voimaan tullut laki hallinnon yhteisistä sähköisen asioinnin tukipalveluista velvoittaa jo julkista sektoria käyttämään sähköisiä tukipalveluita. Valmistelun toisessa vaiheessa käyttövelvollisuus ulottuu myös kansalaisiin sähköisen asioinnin muodossa.

Sähköinen asiointi on suurimmalle osalle kansalaisia jo arkipäivää esimerkiksi pankki- ja vakuutuspalveluissa.

– Sähköisessä maailmassa asiakirjat ovat kaikkialla saatavissa: kotona, työpaikalla, mökillä ja matkoilla. Sähköisessä viestinvälityksessä päätökset saavuttavat kansalaiset heti ajasta ja paikasta riippumatta. Sähköistä asiointia koskevassa laissa turvataan vaihtoehtoiset palvelumuodot niille, jotka eivät voi käyttää sähköisiä palveluita, Vehviläinen korostaa.

Sähköiseen asiointiin mallia Tanskasta

Sähköiseen viestinvälitykseen otetaan mallia Tanskasta. Tanskassa tehtiin sähköinen viestinvälitys viranomaisasioinnissa kansalaisille velvoittavaksi vuonna 2014. Yli 15-vuotiaiden kansalaisten on avattava itselleen oma digipostilaatikko ja seurattava sinne tulleita viranomaisviestejä ja asiakirjoja samalla tavalla kuin perinteistä postia.

– Tanskalaisista 89 prosenttia oli avannut digipostilaatikon vuoden 2015 loppuun mennessä. Tanskassa lakiin on kirjattu vapautus niille kansalaisille, jotka eivät pysty käyttämään sähköistä asiointia. Käytännössä oikeus olla ottamatta postilaatikkoa käyttöön annettiin myös niille, jotka eivät ole avanneet postilaatikkoaan. Muiden maiden kokemukset ovat Suomelle arvokkaita, kun teemme omaa lainsäädäntöä sähköisestä asioinnista, Vehviläinen toteaa.

Tukea ja apua sitä tarvitseville

Sähköisellä asioinnilla ei saavuteta kaikkia kansalaisia. Tämän vuoksi erilaisilla tukitoimilla varmistetaan, että kaikilla on asiointimahdollisuus. Yksi keino sähköisen asioinnin tukemiseen ovat yhteispalvelupisteet, joiden kehittämistä koskeva hallituksen esitys annetaan lokakuun 2016 aikana.

Valtiovarainministeriö on käynnistänyt myös hankkeen, jolla kehitetään digitaalisuutta tukeva asiakaspalvelun uutta toimintamallia vuoden 2017 loppuun saakka kestävien kokeilujen avulla (AUTA-hanke). Uudella toimintamallilla haetaan asiakaslähtöistä joustavuutta tukimuotoihin, joilla voidaan varmistaa digitaalisten palveluiden yhdenvertainen saavutettavuus ja käytettävyys.

Valmisteltavaksi tiekartta

Sähköisen postilaatikon valmistelun rinnalla laaditaan tiekartta muille palveluille, jotka olisivat jatkossa ensisijaisesti käytettävissä vain sähköisesti. Ensimmäiset niistä ovat jo valmiiksi käytössä olevia palveluja. Esimerkiksi veroilmoituspalvelut on kattavasti sähköistetty ja niissä sähköinen palvelu voidaan nopeasti asettaa ensisijaiseksi.

Työvoimahallinnon uudistaminen työllistymistä tukevaksi -kärkihankkeessa panostetaan digitaalisiin palveluihin, jotta kohtaanto-ongelma helpottaisi eli työ löytäisi tekijänsä. Työvoimapalveluissa nykyisten sähköisten palveluiden käyttöaste on 90 prosenttia, joten sähköisten palveluiden ensisijaisuus on työvoimapalveluissa käytännössä toteutunut.