Suomen tunnetuimmat epäonnistuneet megaprojektit taitavat olla Olkiluoto 3 ja Sote-uudistus. Megaprojektien määritelmä on niitä tutkineen Bent Flyvbjergin kirjan How Big Things Get Done mukaan miljardin dollarin hinta. Tämä kirja on lähteenä suurimmassa osassa tätä kirjoitusta. Epäonnistumisilla tarkoitetaan budjetin ja/tai aikataulun ylitystä sekä projekteille asetettujen hyötyjen toteutumisten jäämistä vajaaksi. Ensimmäiset kaksi asiaa ovat selviä ja jälkimmäinen voi usein olla epäselvää. Hyödyt voivat vaatia tulkintaa, joten niistä ei sen enempää. Kaiken kaikkiaan Flyvbjergin keräämässä tietokannassa on yli 16000 megaprojektia yli 20:ltä toimialalta yli sadasta maasta. Näistä projekteista vain noin 48%:ia on pysynyt budjetissa ja vain 8.5%:ia on onnistunut niin kustannusten kuin aikataulun suhteen. Megaprojektien kustannusylitykset eivät noudata normaalijakaumaa vaan niillä on ns. leveät hännät. Siinä todetaan, että noin viidesosa projekteista ylittää budjettinsa yli 100%:lla. Seuraavasta listasta löytyy muutamia tilastoja eri alojen kustannusylityksistä. Ensimmäisenä on keskimääräinen budjettiylitys prosentteina ja jälkimmäisenä budjetin yli 50:llä prosentilla ylittävien projektien määrä prosentteina:

• Olympialaiset 157% ja 76%
• Ydinvoima 120% ja 55%
• Rakennukset 62% ja 39%
• IT 73% ja 18%
• Lentokentät 39% ja 43%
• Raideliikenne 39% ja 28%
• Sillat 26% ja 21%
• Tiet 16% ja 11%
• Tuulivoima 13% ja 7%
• Aurinkovoima 2% ja 1%

Yksi yhteinen tekijä onnistuneilla megaprojekteilla on modulaarisuus eli ne on koottu pienemmistä erillisistä samanlaisista osasista, jotka kootaan lopulta yhteen. Tämä on hyvin nähtävissä mm. Tuulivoimapuistoissa ja aurinkovoimaloissa. Kaikista todennäköisimmin kustannusylitykset ja aikataulun pettämiset tapahtuvat niissä projekteissa missä tehdään jotain ensimmäistä kertaa. Olkiluoto 3 on hyvä esimerkki. Kokeneet projektijohtajat vähentävät sekä kuluja että pitävät projektit paremmin aikataulussa. He eivät ole niin optimistisia budjetin ja aikataulun suhteen kuin kokemattomat johtajat. Edelliset seikat koskevat myös projektien suunnittelijoita.

Megaprojektit epäonnistuvat usein, koska niitä tehdessä keskitytään liian paljon itse toteutukseen ja niiden suunnittelu jää usein puolitiehen. Flyvbjerg toteaa, että onnistuneiden megaprojektien suunnittelu tehdään hitaasti ja toteutus nopeasti. Epäonnistuneet taas noudattavat päinvastaista kaavaa eli suunnitteluvaihe on nopea ja toteutumisvaihe on hidas. Jälkimmäinen on tässä tapauksessa seurausta ensimmäisestä. Suunnittelu on toteutukseen verrattuna halpaa. Epäonnistunut toteutus tuhoaa budjetin tehokkaasti. Suunnittelu vaatii paljon ajattelua. Kriittinen, luova ja huolellinen ajattelu taas vaatii runsaasti aikaa. Suunnittelu vaatii useita yritä ja erehdy kierroksia, joiden seurauksena suunnitelma kehittyy paremmaksi. Ensimmäiset suunnitelmat ovat harvoin hyviä. Nopea aloitus taas saa monet onnellisiksi, mutta seurauksena on usein moniin etukäteen sivutettuihin ongelmiin ajautuminen. Asioita joudutaan korjaamaan lennosta mikä taas tuottaa uusia erilaisia ongelmia. Suurin ongelma megaprojekteissa on se, että ne aloitetaan väärin mikä kostautuu myöhemmin. Flyvbjergin mukaan ensin pitäisi kysyä miksi jotain tehdään ja kysymykseen pitäisi saada selkeä vastaus. Lisäksi hänen mukaansa pitäisi tämän jälkeen miettiä haluttua lopputulosta ennen kuin aletaan suunnitella muita vaiheita.

Flyvbjergin neuvoja projekteihin

Flyvbjergin antaa kirjan lopulla vinkkejä projektien onnistumiseen. Niitä voi soveltaa hänen mukaansa myös paljon pienempiin projekteihin:

• Palkkaa vain ihminen tai työryhmä, jolla on syvä ymmärrys ja todistettavissa oleva pitkä menneisyys onnistuneissa samanlaisissa projekteissa. Tämä on usein kallis vaihtoehto, mutta tulee pitkällä aikavälillä usein halvemmaksi.
• Kysy miksi? Tee tätä jatkuvasti. Tämä saa sinut kiinnittämään huomiosi siihen mikä merkitsee projektissa eniten. Jokaista asiaa tehtäessä pitää kysyä johtaako se haluttuun lopputulokseen vai ei.
• Pyri modulaarisuuteen eli jaa projekti pieniin samankaltaisiin palasiin ja kokoa ne yhteen.
• Ajattele hitaasti ja toimi nopeasti. Hyvä ja kärsivällinen suunnittelu tulee halvemmaksi kuin nopeasti ilman sitä tehty toteutus.
• Ymmärrä, että projekti on todellisuudessa harvoin ainutlaatuinen. On parempi ajatella projektia vain yhtenä tiettyyn projektityyppiin kuuluvana projektina kuin pitää sitä ainutlaatuisena, koska se todellisuudessa ei sitä usein ole.
• Älä ennusta riskiä vaan keskity sen vähentämiseen. Tee tämä etsimällä ja poistamalla mahdollisia riskejä.
• Sano ei lähes kaikelle. Sano kaikelle ei mikä estää keskittymistä halutun lopputuloksen saamiseen.
• Kohtele kaikkia projektiin liittyviä henkilöitä kunnioituksella. Mikäli jokin menee pieleen niin silloin toimivat ihmissuhteet ovat elintärkeitä ongelmien ratkaisussa.
• Suurin riski olet SINÄ, aina ja iankaiken. Ympäristösi ja muut ihmiset eivät koskaan aiheuta niin suurta riskiä kuin omat kuvitelmasi kyvykkyydestäsi tai muista projektiin liittyvistä seikoista.

Eipä muuta,

-Tommi T