Jokaisella on käsitys byrokratiasta ja sen määritelmästä. Poliitisesti termi juontaa Ranskan vallankumousta edeltävään aikaan, kun taas yhteiskuntatieteellisen perustan byrokratialle loi saksalainen sosiologi Max Weber. Itävaltalainen taloustieteilijä Ludwig von Mises puolestaan esitteli kirjassaan Bureaucracy (1944) logiikan, jonka mukaan yhteiskunnassa toimivat organisaatiot voidaan luokitella joko byrokratioiksi tai yksityisyrityksiksi. Olennainen kriteeri oli markkinoilla ilmenevien voittojen ja tappioiden soveltaminen johdon päätöksenteossa. Yksityisyrityksen toiminta riippuu selkeästi toiminnan kannattavuudesta, eli markkinoilla toteutuvista voitoista ja tappioista. Sijoittajat ja lainanantajat ovatkin kiinnostuneita yleisistä, keskenään vertailukelpoisista liiketoiminnan avainluvuista. Sen sijaan byrokratiat mittaavat tavoitteiden saavuttamista viime kädessä muilla kriteereillä, jos mittaavat ylipäätään. Erityisesti byrokraattisten organisaatioiden rahoitus ei ole suoraan kytköksissä menestykseen markkinoilla.

Von Mises jätti käsittelemättä termiensä soveltumista ns. kolmannen sektorin organisaatioihin, jotka ovat kansalaisyhteiskunnan perusta. Esimerkiksi suuret hyväntekeväisyysjärjestöt edellyttävät merkittäviä panostuksia organisaation hallintoon, ja niissä on usein hierarkkinen rakenne sekä weberiläisittäin byrokraattisia periaatteita noudattava hallinto. Toisaalta sama pätee yritystoimintaankin. Liiketaloudellisen vaihdannan sijaan rahoitus ja resurssit ansaitaan vetämällä puoleensa vapaaehtoisia aktiivisia jäseniä ja lahjoituksia. Se vaatii panostusta markkinointiin, jolloin koko organisaatiosta tulee väline uusien resurssien hankkimiseksi. Organisaatio tarjoaa valmiin idean ja kanavan edistää siitä kiinnostuneiden ihmisten päämääriä. Yritykset toimivat aivan samalla tavalla, paitsi että yhdistykset eivät tavoittele juuri rahallista voittoa, eikä sillä ole niin suurta painoarvoa onnistumisen kannalta.

Kolmannen sektorin organisaation tuloksellisuutta saatetaan arvioida yhdistyksen johdon näkökulmasta laadullisin mittarein, ja hallituksella voi olla myös ratkaiseva rooli saadun rahoituksen kohdistajana. Se olisi puolestaan byrokraattinen piirre. Toisaalta auktoriteetti ja resurssit eivät tule ylemmältä taholta kuten valtion budjetista, eikä ylempänä edes ole varsinaista hierarkkista komentajaa tai lainsäädännöllistä määräystä. Vastaesimerkkinä oikeasta byrokratiasta voidaan käyttää Puolustusvoimien organisaatiota. Sen resurssit tulevat julkisesta puolustusbudjetista, ja organisaation olemassaolo ja tehtävät määritetään laissa. Kolmannella sektorilla toimivat vapaaehtoiset puolestaan perustavat osallistumisensa subjektiiviseen arvioon toiminnan tuloksellisuudesta, ja heillä on myös suurempi vapaus sekä motiivi tehdä toiminnasta enemmän itsensä näköistä. Paikallisilla osastoilla on usein myös omat itsenäiset tulonsa. 

Aktiivinen jäsen, joka sijoittaa aikaa ja rahaa voitaisiin nähdä organisaation asiakkaana, mutta yhtä lailla osakkaana. Jos kertalahjoituksen tai kannatusmaksun tarkoitus on tuottaa välitöntä hyvää tunnetta vailla aktiivista seurantaa myöhemmistä tuloksista, suhde muistuttaisi selvästi asiakkuutta. Jos taas jäsen sijoittaa toimintaan aikaa ja rahaa jääden aktiivisesti seuraamaan toiminnan kehittymistä epävarmassa tulevaisuudessa, toiminta muistuttaa osakkuutta. Toiminnan kehittyminen panostusten jälkeen vastaamaan henkilön odottamaan suuntaan olisi verrattavissa voitonjakoon sijoittajalle.

Kun ymmärrämme vapaaehtoisen vaihdannan ja resurssien kohdistamisen olevan riippumatonta vaihdannan välineestä kuten rahasta, huomaamme yksityisten yhdistysten muistuttavan enemmän yritystoimintaa kuin byrokraattisia laitoksia. Kaupalliset konseptit asiakkuudesta ja osakkuudesta ovat selitysvoimaisia niilläkin vapaaehtoisen toiminnan alueilla, joilla tuloksia ei mitata rahassa. Ihmisen toiminta ei katso vaihdannan välinettä.

Byrokratia tunnetaan yhteiskuntatieteiden parissa ennen kaikkea edellä mainitun Max Weberin ideaalimallina, jota vasten eri organisaatioiden toimintakulttuuria on tapana vertailla. Vastaavasti misesiläisen määritelmän takana on laajempia ajatuksia talousjärjestelmästä, resurssien kohdistamisesta ja voittojen sekä tappioiden järjestelmästä. Tällöin määritelmät eivät siis haasta toisiaan, vaan ne keskittyvät tarkastelemaan organisaation eri piirteitä.